Die elektronische Patientenakte (ePA)

Welche Medikamente nimmt eine Patientin oder ein Patient ein, welche Vorerkrankungen liegen vor, wie sind die Blutwerte, welche Untersuchungen wurden im Vorfeld durchgeführt und wie verliefen frühere Behandlungen? Viele dieser Informationen über die Gesundheit stehen verteilt in den Aktenordnern der Arztpraxen und Krankenhäuser. Beim nächsten Besuch in der Arztpraxis liegen diese Informationen oftmals nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig vor und Untersuchungen müssen wiederholt werden. Damit machen wir Schluss. Seit dem 1. Januar 2021 können alle gesetzlich Versicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) ihrer Krankenkassen erhalten, in der medizinische Befunde und Informationen aus vorhergehenden Untersuchungen und Behandlungen über Praxis- und Krankenhausgrenzen hinweg umfassend gespeichert werden können – dafür hat Bundesgesundheitsminister Jens Spahn mit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz gesorgt.

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Durch die bessere Verfügbarkeit der Daten kann die persönliche medizinische Behandlung in Zukunft verbessert werden. Zeit, die ansonsten für die Informationsbeschaffung anfällt, kann stattdessen für die konkrete Behandlung genutzt werden. Außerdem können Doppeluntersuchungen vermieden werden, was sowohl zu einer Entlastung der Patientinnen und Patienten als auch zu einer Entlastung der Ärztinnen und Ärzte führt.

Die Entscheidung und Kontrolle über die ePA und die darin gespeicherten Gesundheitsdaten liegen allein in der Hand der Patientinnen und Patienten: Sie können selbst bestimmen, ob und in welchem Umfang sie die ePA nutzen möchten, welche Daten in der Akte gespeichert oder gelöscht werden sollen und welchem Behandler sie ihre Daten zur Verfügung stellen wollen. Dies können die Patientinnen und Patienten aktuell per Smartphone oder Tablet über die App ihrer Krankenkasse verwalten. Ab 2022 wird es auch die Möglichkeit der Nutzung der ePA über ein stationäres Gerät (Desktop PC) geben.

Erklärfilme zur ePA

Die Zukunft des deutschen Gesundheitswesens steht vor der Tür. Wie mit der elektronischen Patientenakte (kurz ePA) viele bisher analog oder in Papierform ablaufende Arbeitsschritte digitalisiert und damit vereinfacht werden, erklärt die gematik in ihren Videos.

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Fragen und Antworten

Warum brauchen wir überhaupt eine ePA?

Je besser Ärztinnen und Ärzte sowie weitere Leistungserbringer die Krankengeschichte ihrer Patientinnen und Patienten nachvollziehen können, desto besser können sie die geeignete Behandlung wählen. Hierfür stellt die ePA eine wichtige Informationsquelle dar. Die ePA vernetzt Versicherte mit Ärztinnen und Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern. Viele bisher analog oder in Papierform ablaufende Arbeitsschritte können durch die ePA digitalisiert und vereinfacht werden. Statt einer Lose-Blatt-Sammlung zuhause oder einzelnen Befunden in den Praxissystemen verschiedener Praxen haben Ärztinnen und Ärzte sowie Patientinnen und Patienten alle relevanten Dokumente auf einen Blick sicher verfügbar. So können beispielsweise belastende Mehrfachuntersuchungen vermieden werden.

Seit wann gibt es die ePA?

Die ePA wird schrittweise eingeführt. Seit dem 1. Januar 2021 bieten die Krankenkassen ihren Versicherten eine App zum Download an, mit der sie Zugang zur ePA bekommen. Damit können Versicherte ihre ePA über ein Smartphone oder Tablet selbstständig nutzen. Zeitgleich hat die Test- und Einführungsphase mit ausgewählten Arztpraxen begonnen. Spätestens bis zum 1. Juli 2021 mussten sich alle vertragsärztlich tätigen Leistungserbringer mit den für die Nutzung der ePA erforderlichen Komponenten ausgestattet bzw. diese verbindlich bestellt haben, so dass im 3. und 4. Quartal 2021 flächendeckend mit der Nutzung und Befüllung der ePA in den Arztpraxen gestartet werden kann. In Krankenhäusern muss die ePA spätestens zum 1.1.2022 nutzbar sein.

Was kann die ePA zum Start?

Die ePA kann zum Start mit der App der Krankenkassen über ein Smartphone oder Tablet von Patientinnen und Patienten mit Dokumenten, Arztbriefen, Befunden etc. befüllt werden.

Muss der Krankenversicherte die ePA nutzen?

Nein, die ePA ist eine versichertengeführte elektronische Akte, deren Nutzung für die Versicherten freiwillig ist (Opt-in). Versicherte entscheiden selbst, ob und wie sie die ePA nutzen möchten.

Wie können Patientinnen und Patienten die ePA befüllen?

Die ePA wird von den Krankenkassen seit dem 1. Januar 2021 zusammen mit einer App bereitgestellt. Mit dieser App können die Patientinnen und Patienten ihre ePA mit Dokumenten, Arztbriefen, Befunden etc. befüllen. Dokumente, die den Versicherten nicht digitalisiert vorliegen, können mit dem Handy oder Tablet eingescannt und dann in der ePA abgelegt werden. In weiteren ePA-Ausbaustufen soll das Ablegen strukturiert möglich sein. Die behandelnden Ärztinnen und Ärzte unterstützen die Versicherten bei der Befüllung der ePA. Die Versicherten erhalten bei der Führung ihrer ePA Unterstützung durch umfassende Aufklärung und Information durch die Krankenkassen, klar geregelte Ansprüche gegen Leistungserbringer und Krankenkassen auf Übermittlung und Speicherung von Daten sowie Beratung bei der Nutzung der ePA.

Wobei hilft die ePA?

Die ePA ermöglicht, dass wichtige Informationen für die Behandlung der Patientinnen und Patienten schnell zur Verfügung stehen, zum Beispiel Befunde, Diagnosen, Therapiemaßnahmen, Behandlungsberichte und elektronische Medikationspläne.

Können Ärztinnen und Ärzte alleine bestimmen, was in der ePA gespeichert wird?

Nein, die Patientinnen und Patienten bestimmen, ob und welche Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA gespeichert werden und auch, welche wieder gelöscht werden sollen.

Ab wann haben Ärztinnen und Ärzte Zugriff auf die ePA?

Ärztinnen und Ärzte haben nicht automatisch Zugriff auf die ePA. Sowohl die Bereitstellung von medizinischen Daten in der ePA als auch der Zugriff auf diese durch behandelnde Ärztinnen und Ärzte, Zahnärztinnen und Zahnärzte, Apothekerinnen und Apotheker und weitere gesetzlich geregelte, zugriffsberechtigte Leistungserbringer, die in die Behandlung der Versicherten eingebunden sind, bedürfen der Freigabe durch die Versicherten. Ähnlich wie bei der Bankkarte müssen die Patientinnen und Patienten die medizinischen Daten mittels ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und einer persönlichen Identifikationsnummer (PIN) freischalten. Ärztinnen und Ärzte benötigen für den Zugriff einen zweiten Schlüssel, nämlich ihren Heilberufsausweis und ebenfalls eine PIN. Die Patientinnen und Patienten allein entscheiden, welche medizinischen Anwendungen sie nutzen möchten und wer auf ihre Daten zugreifen darf. Sie können für die ePA – genau wie für andere medizinische Anwendung wie z.B. die Notfalldaten oder den elektronischen Medikationsplan (eMP) – jederzeit festlegen, ob und durch wen hierauf zugegriffen wird. Technisch auf die ePA-Daten zugreifen können die zugriffsberechtigten Leistungserbringer dann über eine Schnittstelle in ihrem Praxisverwaltungssystem.

Können auch andere Personen auf die ePA zugreifen?

Der Kreis derjenigen, die mit Einwilligung und Zugriffsfreigabe (PIN) der Versicherten auf die ePA zugreifen dürfen, ist gesetzlich streng geregelt. Patientinnen und Patienten können die ePA für Ärztinnen und Ärzte, Therapeutinnen und Therapeuten oder Apotheken sowie für weitere Leistungserbringer, die in die Behandlung eingebunden sind, freigeben – entweder nur für die aktuelle Behandlung oder für einen längeren Zeitraum (z.B. in der Hausarztpraxis). Ohne die Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten können weder Daten in der ePA gespeichert noch ausgelesen werden. Im Einführungsjahr der ePA kann der Zugriff auf die Informationen beschränkt werden, die von Ärztinnen, Ärzten und weiteren Leistungserbringern zur Verfügung gestellt wurden. Gleichzeitig können die von Versicherten selbst hochgeladenen Dokumente vom Zugriff ausgenommen werden. Umgekehrt können Versicherte den Zugriff auch nur auf die von ihnen eingestellten Dokumente erteilen. Ab 2022 erhalten Versicherte die Möglichkeit, über ihr Smartphone oder Tablet für jedes in der ePA gespeicherte Dokument einzeln zu bestimmen, wer darauf zugreifen kann, zum Beispiel für eine Untersuchung bei einem Facharzt (feingranulares Berechtigungsmanagement).

Was wird in der ePA gespeichert?

Zunächst können Patientinnen und Patienten in der ePA Daten aus bereits vorhandenen Anwendungen und Dokumentationen, wie zum Beispiel Notfalldaten, Medikationsplan, Arztbriefe, Befunde oder Röntgenbilder speichern. Außerdem können Versicherte in Ihrer ePA auch eigene Daten, wie z.B. ein Tagebuch über Blutzuckermessungen, ablegen. Ab 2022 können darüber hinaus auch der Impfausweis, der Mutterpass, das Untersuchungsheft für Kinder sowie das Zahnbonusheft in der ePA gespeichert werden.

Sind die Daten in der ePA sicher?

Die Daten werden in der ePA verschlüsselt abgelegt. Niemand außer der oder dem Versicherten und denjenigen, die von diesen zum Zugriff berechtigt wurden, können die Inhalte lesen. Die Krankenkasse darf beispielsweise nicht auf die Inhalte zugreifen. Der Zugriff auf die ePA erfolgt über die Telematikinfrastruktur, ein sicheres, in sich geschlossenes Netz.

Kann ich die ePA auch ohne die App nutzen?

Ja. Versicherte können ihre ePA mit ihrer elektronischen Gesundheitskarte und einer PIN, die ihnen von ihrer Krankenkasse zugestellt wird, auch direkt in der Arztpraxis bzw. beim Leistungserbringer nutzen. Sie können sie mit Daten, die ihren Behandlern im Zusammenhang mit der aktuellen Behandlung digital vorliegen, befüllen lassen. Die Arztpraxis nutzt ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) und lädt die lokal gespeicherten Daten in die ePA hoch. Alternativ kann eine dritte Person, zum Beispiel ein Familienmitglied, beauftragt werden, die ePA über die App zu verwalten. Ab 2022 ist die Nutzung der ePA auch über ein stationäres Gerät (Desktop PC) möglich.

Kann ein Krankenversicherter den Ärztinnen und Ärzten nur begrenzten Zugriff auf die ePA-Daten erlauben?

Ja. Versicherte können die Zugriffsfreigabe sowohl zeitlich als auch inhaltlich begrenzen. Im Einführungsjahr 2021 kann der Zugriff auf die Informationen beschränkt werden, die von Ärztinnen, Ärzten und weiteren Leistungserbringern zur Verfügung gestellt wurden. Gleichzeitig können die von Versicherten selbst hochgeladenen Dokumente vom Zugriff ausgenommen werden. Umgekehrt können Versicherte den Zugriff auch nur auf die von ihnen eingestellten Dokumente erteilen. Ab 2022 erhalten Versicherte die Möglichkeit, über ihr Smartphone oder Tablet für jedes in der ePA gespeicherte Dokument einzeln zu bestimmen, wer darauf zugreifen kann, zum Beispiel für eine Untersuchung bei einem Facharzt (feingranulares Berechtigungsmanagement). In der Arztpraxis bzw. bei weiteren Leistungserbringern kann der Zugriff ab 2022 auch auf bestimmte Kategorien von Dokumenten und Datensätzen innerhalb der ePA, wie beispielsweise Fachgebietskategorien, begrenzt werden.

Gibt es für die Einrichtung und Verwendung der ePA eine Altersbeschränkung?

Für die Einrichtung und Nutzung der ePA gibt es keine spezielle gesetzliche Altersbeschränkung. Es gelten die allgemeinen rechtlichen Regeln zur gesetzlichen Vertretung von Minderjährigen, insbesondere die Regelungen zur elterlichen Sorge nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs.

Eltern sind in Ausübung ihrer elterlichen Sorge gesetzliche Vertreter der eigenen Kinder in rechtsgeschäftlichen Angelegenheiten (wie z.B. beim Abschließen eines Vertrags). Die gesetzliche Vertretung gilt neben Rechtsgeschäften auch für rechtsgeschäftsähnliche Handlungen wie z. B. medizinische, aber auch informationelle Maßnahmen, d.h. Handlungen, die den Datenschutz betreffen.

Wenn es um medizinische Behandlungen und die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten geht, ist neben der Frage, ob ein Kind vertreten werden muss, grundsätzlich aber auch die Einwilligungsfähigkeit des Minderjährigen zu beachten. Hierfür sieht das Gesetz keine starren Altersgrenzen vor. Einwilligungsfähig ist, wer die Bedeutung und Tragweite seiner Erklärung erkennen und die damit verbundenen Risiken selbst einschätzen kann.

Gesetzlich krankenversicherte Minderjährige, die das 15. Lebensjahr vollendet haben, haben zudem gemäß § 36 Absatz 1 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch (SGB I) einen eigenen Anspruch auf Sozialleistungen haben. Das bedeutet, dass sie eigenständig und ohne Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertreter Vertragsärzte oder Krankenhäuser aufsuchen dürfen.

Aus diesen rechtlichen Grundsätzen folgt für das Einstellen von personenbezogenen Daten eines Minderjährigen in dessen ePA und für das Erteilen von Zugriffsrechten an Leistungserbringer, dass grundsätzlich die gesetzlichen Vertreter des Minderjährigen diesen Datenverarbeitungsvorgängen zustimmen müssen. Die Eltern entscheiden also stellvertretend für ihr Kind darüber, welche Dokumente für Ihr Kind in der ePA hinterlegt werden und wer hinsichtlich dieser Daten Zugriffsberechtigungen erhält. Ist der Minderjährige jedoch einwilligungsfähig, kann er die Einwilligung für die Verarbeitung seiner Daten zur Nutzung der ePA auch ohne seine gesetzlichen Vertreter erteilen. Ob die erforderliche Einwilligungs- bzw. Einsichtsfähigkeit besteht, muss stets im konkreten Einzelfall festgestellt werden.

Vor dem Hintergrund dieser rechtlichen Grundsätze wird die ePA eines Minderjährigen zunächst von einem sorgeberechtigten Vertreter (im Regelfall den Eltern) verwaltet. Spätestens mit Vollendung des 15. Lebensjahres sollte der Minderjährige die ePA dann selbstständig nutzen können. Ist die erforderliche Einwilligungsfähigkeit des Minderjährigen schon zu einem früheren Zeitpunkt gegeben, sollte er die ePA bereits zu einem früheren Zeitpunkt eigenständig nutzen können. In diesem Fall sollte die Einwilligungsfähigkeit des Minderjährigen gegenüber den Krankenkassen von den gesetzlichen Vertretern oder dem behandelnden Arzt oder der behandelnden Ärztin bestätigt werden.

Haben Minderjährige ein Mitspracherecht, welche Daten in der ePA gespeichert werden?

Auch hier gilt, dass jeweils im Einzelfall unter Berücksichtigung der Einsichtsfähigkeit des jeweiligen Minderjährigen (vorhandenes Verständnis des Minderjährigen für die Tragweite der Entscheidung und die allgemeine altersabhängige Reife) entschieden werden muss, ob ihm bei der Frage, was in die ePA eingestellt wird bzw. welcher Arzt darauf Zugriff erhalten soll, ein Mitsprache- oder sogar alleiniges Entscheidungsrecht eingeräumt werden sollte. Dabei ist stets das Kindeswohl zu berücksichtigen. Dasselbe gilt für die Frage, inwieweit ein minderjähriges Kind fordern kann, dass Daten aus seiner ePA gelöscht werden.

Stand: 05. November 2021
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